Cancel.lar reunions

Gairebé tots tenim l'experiència d'assistir a moltes reunions que són una pèrdua de temps, recursos i energia. I malgrat això es continuen fent!

Crec que és millor cancel.lar una reunió abans que mantenir-la perquè ja s'ha convocat, o "perquè s'ha fet sempre". Aquests són alguns casos:

- Quan no hi ha un objectiu per a fer-la: si no hi ha un motiu específic que la justifiqui, quin sentit té esmerçar-hi temps?

- Quan hi ha altres maneres més efectives de solucionar el tema a tractar: si el problema el poden resoldre dues persones cara a cara, per què convocar vàries persones més a una reunió?

- Quan no hi ha ordre del dia: reunir-se sense saber del que es tractarà no permet preparar els temes per part dels assistents, i la reunió serà el terreny adobat per anar divagant hores i hores.

- Quan no hi ha puntualitat: si deixem que les reunions comencin quan "apareguin" els darrers assistents es crearà un costum, en les properes reunions, de presentar-se tothom molt més tard de l'hora d'inici, i per conseqüència trencar la gestió del temps de tot el dia.

- Quan no s'han complert els compromisos adquirits en les anteriors reunions: si es decideixen coses i després no es duen a terme, ningú no pot esperar de les següents reunions que els participants les prenguin seriosament. Esdevenen paper mullat.

- Quan els participants hi assisteixen sense els deures fets: si no aporten la documentació necessària, es formen colls d'ampolla que no permeten avançar en els temes. Millor ajornar-la que parlar per parlar, sense xifres ni dades concretes.

- Quan no hi ha debat possible: si hi ha algú que monopolitza la reunió i sempre fa valer la seva posició, quin sentit té fer la reunió? N'hi hauria prou que enviés el seu memoràndum per correu electronic i el resultat seria el mateix...

- Quan no hi ha assisteixen les persones adients: la manca de persones clau pot fer que la reunió no pugui assolir els objectius desitjats.

Paga la pena pensar-s'ho bé abans de convocar una reunió. Cal planificar-la amb temps i decidir si és realment necessari fer-la.

Som un equip!

És ben curiós que, als esports, tothom coincideixi que per assolir resultats cal jugar en equip. Les individualitats poden estar bé per "una jugada determinada" o quan "el partit ja està decidit". Però només en aquests moments puntuals. Ha de prevaldre el joc en equip. Passa això a les empreses?:

- Sona el telèfon repetidament i hi ha qui no s'immuta. És més, ni s'ha pres la molèstia de saber com s'agafa una trucada que sona a la centraleta.

- Piquen a la porta i si no va a obrir "la persona de sempre", el que espera fora acaba desesperant.

- En empreses on es treballa sense despatxos, hi ha qui no és silenciós a l'hora d'arribar, o de trucar per telèfon, o bé de comentar el partit del dia anterior.

- Necessites una dada per completar la teva feina, però no te la poden donar: estan fent la compra per telèfon (en hores de feina i amb el telèfon de l'empresa), o bé estan cercant bitllets per Internet (pel seu viatge particular en el proper pont que s'acosta).

- En cas de queixa del client, hi ha qui li diu que la culpa és de l'altre departament, i es rebla el clau afegint que no és la primera vegada que els clients reclamen, ja que sempre ho fa malament i a deshora.

És fàcil dir que som un equip, però a moltes empreses no és demostra tal cosa.

Per què no ens queixem més?

Durant tot el dia estem rebent molts i diferents tipus de serveis, que no sempre assoleixen les expectatives de qualitat que desitjaríem. Malgrat això, ben poques vegades ens queixem. Per què?

- Perquè creiem que no tenim temps. Pensem que la reclamació trigarà tant i haurem de fer tants tràmits que no compensarà plantejar-la.

- Perquè ja hem reclamat altres vegades, i no hem rebut contesta, o bé ha estat una resposta buida.

- Perquè no hi ha una persona o departament clar a qui reclamar.

- Perquè el procés és molt burocràtic i ens fan mil-i-una preguntes que arriben a semblar un interrogatori.

- Perquè imaginem que no ens creuran i que pensaran que som uns aprofitats.

Tot i això, cal reclamar. És un bé per nosaltres:

- Ens permet manifestar el nostre descontentament i no quedar-nos-el dins.

- Ajudem a millorar el servei per properes vegades.

- Podem obtenir la satisfacció d’una disculpa o d’una compensació per part d’aquell a qui ens hem queixat.

I també és un bé per aquell a qui hem reclamat:

- És una forma de fidelitzar clients que podrien anar a la competència, si no els escolten i ajuden.

- Permet conèixer les expectatives de servei que tenen els clients.

- És un sistema per saber possibles millores en l’organització o en la qualitat dels productes.

No ens conformem davant d’un mal servei. Reclamem sempre!

Prohibir el correu electrònic?

El correu electrònic, una fantàstica eina de comunicació, està esdevenint un gran lladre del temps.

Hi ha empreses que, davant de l'allau de correus que arriben cada dia, estan plantejant-se què fer per minimitzar el seu impacte en la gestió del temps i del treball dels seus treballadors: algunes multinacionals estan fent la prova de prohibir el seu ús un dia de la setmana.

No crec que la prohibició sigui una solució, tenint en compte els grans avantatges de gaudir del correu electrònic. Sóc més partidari d'emprar-lo només en determinats moments del dia. D'aquesta manera passem a ser nosaltres qui dominem el correu electrònic, enlloc de ser ell qu¡ ens planifiqui el nostre temps i el nostre treball cada cop que ens avisa que ens ha arribat un nou missatge. Només cal modificar la configuració del programa de correu, tot desactivant les opcions d'avís d'arribada de nou correu. Aleshores només resta fixar-nos els moments del dia que pensem que són més adients per veure quins missatges nous ens han arribat. Així ja no ens interromp enmig de les tasques importants en les quals necessitem concentració; els nostres remitents veuen que els contestem a unes hores específiques i ja no esperen respostes contínues i immediates, amb la qual cosa els estem educant a respectar el nostre temps; i som més ràpids i concisos a l'hora de contestar els missatges, perquè som conscients que en tenim varis per respondre.

Per tant la meva opinió és que no cal prohibir el correu electrònic, però sí que hem d'aprendre a deixar de llegir-lo contínuament cada cop que arriba un nou missatge.

No siguis animal!

Les persones tenim el cervell més desenvolupat que els animals, ja que disposem d'un neocortex que ens permet tenir una part racional. Però això no vol dir que en ocasions no aparegui el sistema límbic, que compartim amb els animals (la part emocional del cervell). Així succeeix quan ens deixem emportar per la por, la ira, la passió, etc. i fem coses que, ben pensades, no hauríem fet mai de la vida. El nostre cervell animal respon més ràpid que el racional, i executa accions "incontrolades" que poden arribar a provocar atacs d'ira o de violència física.
Per tant: no siguem animals! No perdem el control i mirem de coordinar sempre el cap i el cor: siguem intel.ligents, tant racionalment com emocionalment.